Kontakt Forside

Tlf: 61 61 10 19 | Email: Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Find og følg os på: linkd gogle

Sådan definerer og måler du projektets succeskriterier med en målrettet projektplan



Det kan være nogle af de spørgsmål som bygherre og projektansvarlige stiller sig selv i forbindelse med et byggeprojekt.
Hvordan du kan skabe et bedre overblik over projektets mål, definere succeskriterier og udarbejde en målrettet projektplan kan du læse om i denne artikel.

Projekthåndbogen
En mulighed for at finde frem til projektets succeskriterier ses i virksomhedens projekthåndbog. Projekthåndbogen er ofte udarbejdet således, at den kan rumme flest mulige varianter af projektet i forhold til formuleringer og anvisninger. På den måde skabes der ikke konflikter mellem de involverede afdelinger eller kompetenceområder.

I projekthåndbogen er der typisk udarbejdet paradigmer for kontraktindgåelser med underentreprenør, sager i økonomisystemet, KS systemet og eksempler på organisations diagrammer. Men i forhold til at definere succeskriterier for projektet og planlægningen er der sjældent anvisninger for:

        • Hvad er succeskriterierne for projektet?
        • Hvilken ressourcer er der tildelt projektet for at succeskriterierne opnås?
        • Hvilke kompetencer har projektlederen?

Men er det overhovedet muligt, at opstille succeskritiker for et projekt? Vores svar er: ja! Det mener vi er en muglighed som ses ved, at udarbejde en projektplan som er tilpasset det enkelte projekt. 

Projektplanen danner grundlaget for definering af succeskriterierne
En projektplan tager udgangspunkt i virksomhedens strategi, projektlederhåndbog eller andet grundlag som anvendes i virksomheden.

Projektplanen kunne f.eks. indeholde:

1. Definition af succeskriterier:

• Hvad er de eksterne succeskriterier: er det fx øget markedsandel, kundetilfredshed og dermed, at kunden benytter virksomheden igen?
• Hvad er de interne succeskriterier: er det fx maksimal udnyttelse af egne ressourcer, kompetencer, at levere til tiden og på budget eller stabil beskæftigelse?

2. Definition af projektorganisation:

       • Ressourcer og bemanding af projektet
       • Ansvar og myndighed
      • Intern rapportering, indkøb og opfølgning

3. Kommunikation - intern som eksternt:

       • Hvem kommunikere med hvem?
       • Hvem deltager i hvilken møder?

4. Rapporter:

       • Hvordan rapporteres der og hvor ofte? Er det fx fremdriften i procent eller ”Earn value”?

5. Nøgletal og KPI’er

Nøgletal og KPI’er
Nøgletal eller Key performance indicators (KPI’er) bør være et naturligt emne i projektplanen og er en fælles betegnelse for de succeskriterier, der anvendes til at måle fordelene for projektet. Ved at definere projektets KPI'er er det muligt, at skabe et bedre overblik og fastholde fokusset på de mål som er opstillet for projektet. 

KPI’erne bør være:
       1. Defineret ved begyndelsen af projektet og anført i prioriteret rækkefølge
       2. Direkte tilknyttet og støttet af de forretningsmæssige mål
       3. I stand til at danne grundlag for kritiske beslutninger gennem hele projektet
       4. Danne grundlag for, om produktet vil blive accepteret af kunden ved afslutningen af projektet
       5. Målbare

For at projektets KPI’er kommer til at skabe værdi, bør der defineres et mål for projektet, som direkte støtter disse. 

cwp ingenirrdgivning kran

Projektets mål og succeskriterier 
Når projektplanen er udarbejdet bør virksomhedens ledelse eller den nedsatte styregruppe for projektet se på, hvilke mål og succeskriterier som er realistiske for projektet. Det kan gøre ved at besvare følgende spørgsmål:

       1. Hvornår vil projektet være en succes?
       2. Hvornår er projektet gennemført?
       3. Hvordan kan projektchefen, projektleder, projektorganisationen vide, at de har gjort et godt stykke arbejde?
       4. Hvordan er det muligt at måle projektets succes?

Spørgsmålene bør være bearbejdet grundigt og skriftligt indarbejde i projektplanen. På den måde er det mugligt, at vende tilbage til svarene under projektforløbet og til sidst, evaluere projektet.
Ved at opstille projektets succeskriterier og opstille disse i et dynamisk dokument kan det give et målrettet fokus på, hvad projektets mål er, både for projektorganisationen og for firmaets ledelse og direktion. Svarene på disse spørgsmål bliver dermed rygraden for projektets mål og succeskriterier. Hvordan du kan måle de opstillede succeskriterier kan du blive klogere på i det næste afsnit.

Gør succeskriterierne målbare
Når målene og succeskriterierne for projektet er defineret bør de etableres bedst mulig og gøres målbare. En mulighed som ses ved at besvare spørgsmålene:

• Hvornår ved jeg, at målet er nået og projektet fuldendt? Er det ved udløb af kontrakt? Ved udløb af garantiperiode, overgang til drift eller noget helt tredje?
• Hvordan ved jeg at succeskriterierne er indfriet og at jeg har gjort et stort stykke arbejde? Det er ikke nok at projektets tidsplanen er ok?

Succeskriterierne taler med andre ord til kvaliteten af det færdige arbejde og detaljerne om, hvordan målene opfyldes.

Efter de er defineret, bør du gense succeskriterierne i hele projektets livscyklus for at sikre, at projektet er på vej til at opfylde målene. Eksempel:

KPI: produceret timer på byggepladsen (timer)/ planlagt arbejde (timer) * 100<100
Projekt mål: at reducere den fysiske tidsforbruget på byggepladsen mest mulig
Projekt succeskriterier: 

       • Udnyttelse af værkstedskapacitet, værktøj og løftegrej
       • At reducere det planlagte tidsforbrug med 10%, primært ved omlægning til værksteds produktion
       • At reducere fejl & svind med 10% 

Måling og rapportering
For at gøre projektforløbet styrbar og dermed muligheden for at succeskriterierne indfries bør der jævnligt måles og rapporteres. Af kriterier til rapporteringen kan vi nævne:

       • Det første kriterie er tid. Det kan du måle ved, at spore milepæle og varians fra forventede slutdato
       • Den anden er omkostninger. Det kan du måle ved at spore mængden af indsats og ressourceforbrug målt i kroner
       • Den tredje er et fremskridt i retning af mål og succeskriterier. Foranstaltninger til alle disse tre kriterier bør indgå i statusrapporter til projektets interessenter.

Du kan måle og rapportere projektets succeskriterier i hele projektets levetid. På den måde er det muligt at medtage disse oplysninger i de regelmæssige statusopdateringer, for eksempel til staderapportering i forbindelse med byggemøder og økonomirapportering.

Der kan også udvikles et scorecard eller dashboard for at gøre det nemt for alle de involverede i projektet at forstå mål og succeskriterier og få overblik over projektets stade såvel tid, økonomi og ressourcer.

Ved at rapportere projektets fremskridt undervejs vil det være muligt for både projektgruppen og interessenter at se fremskridt. Rapporteringen giver også et indtryk af, hvor langt projektorganisationen er nået i projektet og om hvorvidt succeskriterierne indfries. Det kan give et morals boost hvis projektet ligger foran tidsplanen men det kan også tydeliggøre, hvad det kræver hvis projektet ikke følger planen.

Her du spørgsmål eller kommentere til denne artikel er du velkommen til at kontakte os her.

CWP flgplinkedin
.