Kontakt Forside

Tlf: 61 61 10 19 | Email: Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Find og følg os på: linkd gogle

6 steps: sådan skaber du den gode proces

Uanset hvilket projekt der skal gennemføres, bør det være et mål at gennemføre processen bedst mulig, rettidigt, sikkert og rationelt.

Vi målretter og optimere vores proces løbende for på den måde at være i stand til at levere det kunde forventer. Det kan medvirke til, at der bliver stillet større og større krav til projektet fra kunder og omverden. Projektet skal nemlig gennemføres hurtigere og billiger, samtidig med at der stadige skal være et større fokus på at projektet gennemføres rettidigt og uden afvigelser, uanset hvilken afvigelser eller ændringer projektet bliver mødt med.

Og ofte går det så stærkt at mange måske glemmer at se på, hvad der egentlig er en god proces. Det kan der være mange meninger om bud på. Dertil tager mange processer stadig afsæt i traditionelle faggrænser og gamle traditioner som undtagelsesvis bliver moderniseret med tanker som udspringer af Lean.

Processen har flere vinkler så som tekniske, kommercielle eller en støtte-proces. Her er det grundlæggende, at alle dele af processen skal tilgodeses for at opnå den gode proces.

proces

Men hvad er en god proces og hvordan skabes den? Det kan du få seks steps til i denne artikel.

Step nr. 1: En god proces bør være enkel
Den gode proces er gjort så enkel som muligt for at undgå potentielle muligheder for fejl i udførelsen. Unødvendig kompleksitet gør processer vanskeligt at følge og endnu sværere at kontrollere.

Step nr. 2: En god proces bør være robust
Den gode proces er robuste i forskellige situationer og omstændigheder. Selv i uventet situationer, som er undgålige i de fleste projekter, skal processen være robust. Det sikre at projektet kan tilpasse sig tidsmæssige, teknisk og økonomiske forandringer som projektet kan støde ind i.

Alle projektets faser og processer bør således være nøje gennemtænkt og afklaret. En mulighed som ses ved, at besvare følgende spørgsmål:

• Hvem der er ansvarlig?
• Er omfanget af ressourcer afklaret og ikke mindst til rådighed, fx mandskab, materialer og følge ydelser?
• Er kritiske faser afklaret og eventuelt støttet af en plan B eller en beredskabsplan, hvis der er sikkerhedsmæssige risici?

plan b

Læs mere om risikoanalyser her: http://www.cwp-ing.dk/planlaegning/risikoanalyse.html

Step nr. 3: En god proces bør dokumenteres
Den gode proces bør dokumenteres. Uden dokumentation, enten skriftlig eller elektronisk, bliver processen uformel. Det gælder specielt i situationer, hvor der kan være tidsmæssige såvel som økonomiske afvigelser fra projektet.

Forhold som bør dokumenteres er:

• Hvem havde ansvaret for afvigelser?
• Hvorfor holdt tidsplanen ikke?
• Hvorfor gik projektprocessen ikke som planlagt?

Gennem passende dokumentation er processen forankret og kan eventuelt anvendes som et paradigme og proceskontrol i et tilsvarende projekt.

Step nr. 4: En god proces er styrbar
Den gode proces bør udføres på en kontrolleret måde og gerne som en standart proces. For at gøre projektprocessen styrbare bør et vigtigt udgangspunkt være:

• Processen er den samme hver gang.
• Ved variationer af processen, er de afdækket i forhold til standart processen.
• klare mål for processen som så vidt mulig er gjort målbar.
• Systematisk opfølgning af de opstillede mål.

Hvis processen styres, er det samtidig muligt at optimere og forbedre resultatet gennem processens udviklings trin.

Step nr. 5: En god proces bør kommunikeres
En god proces bør kommunikeres på forskelligvis, og ud til:

• Dem der inddrages i processen, så som sagsansvarlige, projektleder og andre som er direkte tilknyttet projektet.
• Dem der modtager udbyttet af processen, dvs. alle som er direkte involveret i projektet på et operationel niveau.
• Dem der giver input til processen, så som styregrupper, direktion, bygherre andre interessenter.

Her bliver mål og forventningerne samtidig afstemt, forstået og forankret i alle led.

Step nr. 6: En god proces bør forebygge fejl
En god proces har plads til fejl. Som så mange andre ting udføres processen af forskellige faglige mennesker og det handler derfor om, at holde processen på sporet inden for aftalte og fastlagte rammer:

• Visuelle indikatorer og påmindelser, såfremt de aftalte rammer overskides.
• Opfølgning på fastsatte tidspunkter og terminer.
• Andre indikatorer for at sikre, at processen ikke løber løbsk.

Disse seks steps skal på den måde sikre at projektet udføres som planlagt i forhold til tilbud, forventninger fra kunder og samarbejdspartner, og give det forventede udbytte.

Hvordan du også kan øge sandsynligheden for at skabe et succesfuldt projekt kan du læse mere om her: http://www.cwp-ing.dk/nyheder/18-indlaeg-1.html

CWP flgplinkedin