Om tidsplaner, baseline, tidsfristforlængelse og forlænget byggepladsdrift efter AB 18
På mange byggeprojekter ændrer tidsstyringen karakter, efterhånden som produktionen kommer i gang. Den overordnede tidsplan bliver gradvist suppleret – og nogle gange reelt erstattet – af ugeplaner, 3- eller 6-ugers planer og lokationsbaseret planlægning.
Det er i sig selv ikke et problem. Tværtimod er de korte planer ofte langt bedre til at styre den konkrete produktion på byggepladsen.
Udfordringen opstår, når sammenhængen til den oprindelige kontrakttidsplan bliver svagere. Kontrakttidsplanen bliver måske ikke fastholdt som en egentlig baseline, og efter en større tidsplansrevision kan aktivitetsrækkefølger være ændret, nye aktiviteter være kommet til, mens andre er udgået.
Den nye plan kan være både relevant og nødvendig for den videre gennemførelse, men den fortæller ikke nødvendigvis længere tydeligt, hvordan projektet er kommet dertil.
Når overblikket over færdiggørelsen forsvinder
Det har en helt praktisk konsekvens for både byggeledelsen og entreprenøren.
Byggeledelsen kan miste overblikket over, hvornår projektet reelt forventes færdigt, og hvilke aktiviteter der faktisk styrer afleveringen.
Entreprenøren kan tilsvarende miste overblikket over, hvilke ekstra ressourcer der skal sættes ind for at fastholde eller genvinde fremdriften – og om omkostningerne til disse ressourcer kan henføres til forhold, der giver grundlag for betaling.
Det betyder, at mangelfuld tidsstyring ikke kun er et dokumentationsproblem. Det bliver også et ledelsesproblem.
Tidsplanen som en rute
Man kan sammenligne det med en længere køretur.
Kontrakttidsplanen er den oprindelige rute. Ugeplanerne er navigationen undervejs, som hjælper med at håndtere kø, vejlukninger og omkørsler.
Det er både naturligt og fornuftigt at vælge en ny vej, når forholdene ændrer sig.
Men hvis den oprindelige rute ikke gemmes, og de væsentlige omkørsler ikke registreres, kan det bagefter være vanskeligt at forklare, hvorfor turen tog længere tid end forventet.
Det samme gælder på et byggeprojekt.
Den kritiske vej ændrer sig undervejs
Den kritiske vej er ikke nødvendigvis den samme gennem hele projektet.
Ændringer, forsinket projektmateriale, adgangsforhold, leverancer, omprojektering eller omlægninger i produktionen kan betyde, at andre aktiviteter bliver styrende for en kontraktuel frist.
Hvis udviklingen kun kan findes i ugeplaner, byggemødereferater og mails, bliver det efterfølgende mere krævende at dokumentere den tidsmæssige sammenhæng.
Når den kritiske vej flytter sig uden at blive synliggjort, risikerer byggeledelsen at styre efter en dato, der ikke længere er realistisk. Samtidig kan entreprenøren tilføre ekstra mandskab, materiel eller arbejdstid uden et klart billede af, om indsatsen faktisk påvirker den styrende vej frem mod aflevering.
Tidsplansrevisioner kan bryde historikken
Et særligt problem opstår ved større tidsplansrevisioner.
Her ændres aktivitetsrækkefølger ofte væsentligt. Nye aktiviteter tilføjes, andre udgår, og afhængigheder bygges op på nye måder.
I praksis kan resultatet være en næsten helt ny tidsplan.
Det er ikke revisionen i sig selv, der er problemet. Problemet opstår, hvis den nye tidsplan erstatter den gamle uden en tydelig forbindelse mellem de to.
Derfor bør kontrakttidsplanen fastholdes som baseline, og større ændringer bør kunne spores fra én revision til den næste.
AB 18 og den løbende tidsstyring
AB 18 bygger på, at arbejds- og tidsplaner følges og vurderes løbende.
Hvis planerne forventes ikke at kunne overholdes, skal de opdateres. Det centrale er derfor ikke kun, at der findes en hovedtidsplan ved projektets start, men at den løbende tidsstyring fortsat giver et retvisende billede af projektets udvikling og konsekvenserne for de aftalte frister.
Det betyder ikke nødvendigvis, at hele den kritiske vej skal analyseres på ny hver uge.
Men væsentlige ændringer bør kunne genfindes i en tidsplanshistorik, som gør det muligt at forstå projektets udvikling.
Tidsfristforlængelse og forlænget byggepladsdrift
Når der senere opstår spørgsmål om tidsfristforlængelse eller forlænget byggepladsdrift, er det ikke nok alene at konstatere, at afleveringen er blevet forskudt.
Der bør kunne skabes en sammenhæng mellem:
Hændelse → påvirket aktivitet → påvirket frist → tidsmæssig konsekvens → økonomisk konsekvens
Jo mere af denne sammenhæng der dokumenteres løbende, desto mindre bliver behovet for senere at rekonstruere forløbet.
Byggeledelsen og entreprenøren har forskellige roller
Byggeledelsen bør sikre, at tidsudviklingen er synlig, og at større revisioner ikke blot erstatter tidligere planer uden en forståelig forbindelse.
Entreprenøren bør dokumentere væsentlige hændelser, mens de sker, og synliggøre, hvordan de påvirker aktiviteter og frister.
Det afgørende er derfor ikke, om man arbejder med hovedtidsplan, ugeplan eller lokationsbaseret planlægning.
Det afgørende er, at de forskellige planlægningsniveauer hænger sammen.
Ugeplanen skal hjælpe projektet med at komme videre. Tidsplanshistorikken skal kunne forklare, hvordan det kom dertil.