En af de afgørende faktorer for projektets succes er at have en god projektplan. Selv om det i begyndelsen kan tage tid at udarbejde planen kan en god projektplan i sidste ende medføre tidsmæssige og økonomiske besparelser.
Hvordan du kan udarbejde en god projektplan og skabe et operationelt styringsredskab, som hjælper projektdeltagerne med at udføre projektet på en fornuftig måde giver vi dig 10 trin i denne artikel.
Trin 1: definer projekts mål
Først og fremmest skal projektets mål defineres og beskrives. Med andre ord skal der være en klar målsætning med projektet, som giver alle en klart billede af, hvor projektet skal ende.
Trin 2: fortag en interessentanalyse
Med projektets mål for øje bør der fortages en interessentanalyse. Analysen undersøger, hvilke interesser og andele der er i projektet. Det kunne eksempelvis være en kunde eller chef. Derefter bør disses roller og hvordan de muligvis kan påvirke projektet beskrives.
Trin 3: udarbejd projektets tidsplan med milepæle
I dette trin udarbejdes projektets tidsplan. Her kan det være en god ide at definere projektets opgaver og milepæle i et Work Breakdown Struktur (WBS). Dette skal give det nødvendige overblik over vigtige milepæle som skal overstås før at man kan komme videre i projektet. Samtidig har projektlederen mulighed for at opstille måldatoer og identificere projekts risici.
Få 6 gode råd til at udarbejde og overvåge en realistisk tidsplan her.
Trin 4: vurdér ressourcer og omkostninger
Når tidsplanen er udarbejdet er det muligt at danne et overblik over de ressourcer og omkostninger som er nødvendig for at gennemføre projektet. Dernæst kan kritiske ressourcer identificeres. Her kan der eksempelvis være mistanke om, at centrale projektdeltager kan være beklædt med for meget arbejde.Ved at vurdere projektets omkostninger er det ligeledes mugligt, at opstille et billede at ”Case Flow” for at styre projektets likviditet.
Trin 5: fortag en risikoanalyse
En risikoanalyse går ud på at analysere, hvad der potentielt kan gå galt i projektforløbet, hvordan det kan påvirke projektet og hvad sanseligheden er for at det sker. Derefter skal der foreligge en plan for, hvordan disse risicis håndteres såfremt at det sker.
Læs mere om hvordan du identificere, vurdere og administrere et projekts risici her.
Trin 6: få de tonegivende aktører til at knytte sig til projektplanen
For at sikre, at projektet gennemføres så gnidningsløst som muligt, er støtte fra de involverede parter en vigtig parmeter. Her kan det være nødvendigt at revidere tidsplanen løbende med projektets interessenter. Formålet vil her være at søge buy-in fra hver enkelt. Revisionen skal sikre, at projektet overholder de milepæle som er bestemt i tidsplanen.
Trin 7: offentliggørelse af projektplanen
Når projektdeltagerne er enige om projektplanen, skal planen sendes til alle interessenter. Dette kan gøres i papirform eller via elektroniske medier, afhængigt af de aftaler der forligger.
Trin 8: løbende opfølgning, fremdrift og information
Er der tale om et byggeprojekt udarbejdes der eksempelvis hver uge eller 14. dag en stadevurdering som danner grundlag for, at projektlederen eller andre interessantere kan måle om projektet skrider frem som planlagt.
Projektets stade registreres enten af byggeledelsen eller indrapporteres af entreprenørende. Projektlederen eller andre kræfter i byggeledelsen kan med denne baggrund udarbejde en staderapport der for eksempel kan indeholde følgende:
- Hvad er der gennemført inden for de seneste to uger?
- Aktiviteter eller prognose for de næste to uger med fokus på kritiske aktiviteter.
- Kritiske aktiviteter som forsinker leverancer eller entreprenører.
Trin 9: justering af projektplanen
På baggrund af analysen og med støtte fra projektgruppen har projektlederen mulighed for at tilpasse projektplanen for at hjælpe med at reducere risici således at projektet kan komme i mål som aftalt. Når dette er sket, vil planen blive genudgivet jf. trin nr. 6 og cyklussen gentages, indtil projektet er afsluttet.
Trin 10: afslut projektet
Når projektets mål er nået vil projektlederen lukke projektet. Dette vil indebære nogle opgaver i forbindelse med finansielle afslutning samt arkivering af projektmateriale. En lektioner-lært dokument vil blive udviklet til gavn for fremtidige projekter.
